โปรแกรมลงเวลาเข้างานออนไลน์ (Time Attendance system) คือ โปรแกรมที่พนักงานใช้บันทึกเวลาเข้า-ออกงานผ่านอุปกรณ์ดิจิทัล เช่น สมาร์ตโฟน แท็บเล็ต หรือคอมพิวเตอร์ โดยจะเชื่อมต่อผ่านอินเทอร์เน็ตแบบเรียลไทม์ ซึ่งข้อมูลทั้งหมด จะถูกจัดเก็บไว้บนระบบกลาง ที่ตรวจสอบย้อนหลังได้

นอกจากบันทึกเวลาแล้ว ระบบเช็กอินออนไลน์ ยังช่วยให้การจัดการข้อมูลสะดวก และรวดเร็วมากขึ้น ในบทความนี้ ได้รวบรวมสาเหตุที่โปรแกรมลงเวลาเข้างาน ในรูปแบบออนไลน์ ตอบโจทย์องค์กรสมัยใหม่ ที่มีการทำงานหลายรูปแบบ มาไว้ให้ทุกคนแล้ว จะมีอะไรบ้าง มาดูกัน

• รองรับรูปแบบการทำงานยุคใหม่

การทำงานในสมัยนี้ ไม่ได้จำกัดอยู่แค่ในออฟฟิศอีกต่อไป หลายองค์กรเปิดรับแนวทาง Work from Home และ Hybrid Office เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นให้พนักงาน รวมถึงการใช้โปรแกรมลงเวลาเข้างานออนไลน์ ก็ช่วยให้พนักงานเช็กอินจากที่ไหนก็ได้ ไม่ว่าจะเป็น ที่บ้าน คาเฟ่ หรือที่ทำงานนอกสถานที่

• สร้างความโปร่งใส

ความโปร่งใส เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้องค์กรน่าเชื่อถือ ดังนั้น องค์กรมีโปรแกรมลงเวลาเข้างานออนไลน์ ที่สามารถบันทึกข้อมูลเวลาเข้า-ออกงานได้อัตโนมัติ ก็จะช่วยลดปัญหาการเซ็นชื่อแทน หรือการโต้แย้งระหว่างพนักงานกับฝ่ายบุคคลได้

• ลดภาระงานฝ่าย HR

การจัดการบัตรตอก หรือบันทึกข้อมูลลงเอกสาร มักใช้เวลานาน และเสี่ยงต่อความผิดพลาด แต่การมีโปรแกรมลงเวลาเข้างานออนไลน์เข้ามาช่วย ทำให้สามารถสรุปเวลาได้อย่างรวดเร็ว พร้อมส่งออกเป็นไฟล์รายงาน หรือเชื่อมต่อกับระบบเงินเดือน (Payroll) ได้ทันที

• วิเคราะห์เชิงลึกเพื่อการวางแผน

นอกจากการโปรแกรมลงเวลาเข้างานออนไลน์แล้ว ระบบยังสามารถทำสถิติ และรายงานเชิงลึก เช่น อัตราการมาสาย การลางาน หรือชั่วโมงการทำงานล่วงเวลาได้ ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ จะช่วยให้ผู้บริหาร มองเห็นภาพรวมของทีมอย่างชัดเจน และใช้ในการวางแผนเชิงกลยุทธ์

• ลดค่าใช้จ่ายระยะยาว

และสุดท้าย การใช้เครื่องตอกบัตรแบบสมัยก่อน มักมีต้นทุนค่าใช้จ่ายสูง ทั้งค่าเครื่อง ค่าบำรุงรักษา และความเสี่ยงเมื่ออุปกรณ์เสียหาย แต่หากองค์กร เปลี่ยนมาใช้ระบบเช็กอินออนไลน์บนคลาวด์ พนักงานทุกคนก็สามารถบันทึกเวลาได้ง่าย ๆ ผ่านสมาร์ตโฟน หรือ Notebook 

โดยไม่ต้องพึ่งพาเครื่องมือเฉพาะทางที่ต้องซ่อม หรือเปลี่ยนใหม่ อีกทั้งข้อมูลทั้งหมด ยังถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยบนระบบกลางอีกด้วย ทำให้ทั้งช่วยลดค่าใช้จ่ายส่วนเกิน